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Formation

Autre - secrétaire assistant

Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes : - Gestion des agendas - Participation à l'organisation des activités - Enregistrement et traitement de données - Exploitation des flux d'informations - Management de l'information - Entretien d'un réseau de contacts - Accueil et orientation des interlocuteurs - Information des interlocuteurs

Compétences attestées :
Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat - Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) ; - Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda ; - Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités ; - Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ; - Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ; - Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés ; - Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ; - Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes…) ; - Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs ; - Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision ; - Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ; - Archiver les documents de façon partagée. Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat - Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion) - Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle - Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé - Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat - Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine ; - Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication ; - Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande - Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée - Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes - Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse - Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ; - Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.