Le champ d’application de l’obligation de dématérialiser

Cette obligation s’applique aux marchés publics dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 euros HT, et ce, à toutes les étapes de la passation des marchés : de la publication des avis, en passant par la mise en ligne des dossiers de consultation, la réception des candidatures et des offres ainsi que tous les échanges entre les entreprises et les acheteurs (demande de précision, négociation, courrier de rejet), jusqu’à l’attribution du marché (publication des avis d’attribution, envoi des notifications, publication des données essentielles du marché et des modifications apportées aux marchés (avenant).

Les obligations de dématérialisation des marchés publics

Un profil d’acheteur

Le profil d’acheteur est une plateforme dématérialisée qui permet de :

• mettre en ligne les documents de consultation des entreprises à disposition des opérateurs économiques, de réceptionner et conserver les candidatures, y compris si elles se présentent sous la forme du DUME (document unique de marché européen électronique) ; de compléter un formulaire nécessaire à la publication des données essentielles (Open Data) et de se procurer documents justificatifs et moyens de preuve lorsque ceux-ci peuvent être directement obtenus auprès des administrations ;
• garantir la sécurité et l’intégrité des échanges entre les acheteurs et les opérateurs économiques : horodatage, confidentialité, intégrité et traçabilité.

L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs, publié au Journal officiel du 27 avril 2017, impose la mise en place d’un profil d’acheteur pour les organismes Hlm à compter du 1er octobre 2018.

Le présent arrêté précise les fonctionnalités devant être offertes aux acheteurs et aux opérateurs économiques par les profils d’acheteurs. Ces fonctionnalités ne font pas obstacle à ce que les profils d’acheteurs en proposent d’autres. Cet arrêté détermine également les exigences minimales s’imposant aux profils d’acheteurs.

Le document unique de marché européen

Dans le but de simplifier les procédures administratives imposées aux entreprises souhaitant candidater à des marchés publics, la Directive "Marchés publics" a prévu un document unique de marché européen (DUME). Il s’agit d’un document électronique. Le DUME est destiné à remplacer la déclaration sur l’honneur des candidats pour justifier qu’il n’entre dans aucun des cas mentionnés aux articles 45 et 48 de l’ordonnance du 23 juillet 2015 susvisée et, notamment, qu’il est en règle au regard des articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du Code du travail concernant l’emploi des travailleurs handicapés et les documents et renseignements demandés par l’acheteur aux fins de vérification de l’aptitude à exercer l’activité professionnelle, de la capacité économique et financière et des capacités techniques et professionnelles du candidat, conformément à l’article 44 du décret 2016-630 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. L’article 49 du décret susvisé prévoit, qu’à compter du 1^er avril 2018, les organismes Hlm acceptent que le candidat présente sa candidature sous la forme d’un document unique de marché européen, établi conformément au modèle fixé par le règlement de la Commission européenne établissant le formulaire type pour le document unique de marché européen susvisé, en lieu et place des documents mentionnés à l’article 48 dudit décret. Toutefois, les autres modes de candidature demeurent malgré tout utilisables.

La signature électronique

À compter du 1^er octobre 2018, les acheteurs et les opérateurs économiques doivent utiliser une signature électronique conforme aux exigences de l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique, lequel abroge l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics. La signature électronique repose sur un certificat qualifié. Ce certificat de signature électronique qualifié doit entrer au moins dans l’une des catégories suivantes :

• un certificat qualifié délivré par un prestataire de service de confiance qualifié répondant aux exigences de l’arrêté susvisé ;
• un certificat délivré par une autorité de certification, française ou étrangère, qui répond aux exigences équivalentes à l’annexe I dudit arrêté.

Les formats de signature sont XAdES, CAdES ou PAdES, tels que mentionnés aux articles 1 et 2 de la décision d’exécution (UE) n° 2015/1506 de la Commission du 8 septembre 2015. Le signataire utilise le dispositif de création de signature électronique de son choix.

Ce faisant, la validité de la procédure de vérification de la signature doit être constatée par un contrôle fonctionnel qui porte au minimum sur les points suivants :

• l’identité du signataire ;
• l’appartenance du certificat du signataire à l’une des catégories de certificats mentionnées dans l’arrêté précité ; • le respect du format de signature mentionné à l’arrêté ;
• le caractère non échu et non révoqué du certificat à la date de la signature ;
• l’intégrité du document signé.

Ces vérifications peuvent être effectuées de manière automatisée, à l’exception de la vérification de l’identité du signataire. Le système utilisé pour valider la signature électronique fournit le résultat du processus de validation et permet de détecter tout problème relatif à la sécurité.

Le mode d’emploi permettant de procéder à la vérification de la validité de la signature électronique est mis gratuitement à disposition lors du dépôt de document signé. Toutefois, lorsque le signataire utilise le certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et l’outil de création de signature électronique proposé par le profil d’acheteur, il est dispensé de transmettre la procédure de vérification de la signature électronique.

Par ailleurs, la signature électronique peut être apposée au moyen d’un parapheur électronique. Le parapheur électronique est un outil disposant de fonctions autorisant, au moins, le regroupement de documents à valider ou à signer, la signature d’un même document par plusieurs signataires, sans en altérer l’intégrité, que l’utilisation soit locale ou en ligne. Il est à souligner que chaque signature doit pouvoir être vérifiée indépendamment des autres.

Enfin, l’arrêté du 15 juin 2012, relatif à la signature électronique dans les marchés publics, est abrogé à compter du 1er octobre 2018. Cependant, les certificats qualifiés de signature électronique, délivrés en application de cet arrêté, demeurent régis par ces dispositions jusqu’à leur expiration.

Parmi les obligations de dématérialisation des marchés publics, la nécessité de créer un profil d’acheteur, plateforme dématérialisée.

Les données essentielles

L’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique, publié au Journal officiel du 27 avril 2017, impose la publication sur le profil d’acheteur des données essentielles des marchés ainsi que leur modification pour les organismes Hlm à compter du 1^er octobre 2018. Cet arrêté précise les listes des données devant être publiées sur les profils d’acheteur conformément aux dispositions de l’article 107 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, de l’article 94 du décret n° 2016-361 du 25 mars 2016 et de l’article 34 du décret n° 2016-86 du 1^er février 2016. En outre, il fixe les formats, normes et nomenclatures selon lesquels ces données doivent être publiées ainsi que les modalités de leur publication. Les modèles constituant la description de l’organisation des données et les schémas permettant de vérifier la validité et la conformité de la structure des données sont disponibles à l’adresse suivante : www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation.

Enfin, l’obligation de publier les données essentielles s’applique en vertu de l’article 107 du décret n° 2017-516 du 10 avril 2017, portant diverses dispositions en matière de commande publique, pour les contrats dont le montant est supérieur ou égal à 25 000 € HT. Ce faisant, l’acheteur offre, sur son profil d’acheteur, un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics, à l’exception des informations dont la divulgation serait contraire à l’ordre public dans les deux mois à compter de la date de notification du marché ou de chaque modification apportée au marché.

La facture électronique

La facturation électronique est un outil de simplification des rapports entre clients et fournisseurs. L’obligation en matière de facturation électronique est double :

• elle impose aux titulaires ainsi qu’aux sous-traitants admis au paiement direct de contrats, conclus uniquement avec les offices publics de l’habitat, de transmettre leurs factures sous forme électronique ;
• elle impose uniquement aux offices publics de l’habitat de recevoir les factures électroniques des entreprises à compter du 1^er janvier 2017.

Ces obligations sont issues de l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, publiée au JO du 27 juin 2014, laquelle transpose en droit français la directive 2014/55/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics. Elles visent à réduire les coûts (impression et envoi postal), diminuer l’empreinte carbone, supprimer les manipulations de documents "papier", diminuer les temps de traitement, garantir la remise des documents et, à fluidifier les échanges.

Ces dernières sont entrées ou entreront progressivement en application en fonction de la taille des entreprises comme suit :

• au 1^er janvier 2017 : pour les grandes entreprises. Les grandes entreprises sont les entreprises qui ne sont pas classées dans les catégories suivantes : entreprises de taille intermédiaire, petites et moyennes entreprises et microentreprises ;
• au 1er janvier 2017 : pour les personnes publiques. Les personnes morales de droit public regroupent les collectivités publiques (l’État, les Régions, les Départements, les communes), et les établissements publics (OPH, CDC…) ;
• au 1^er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire. Les entreprises de taille intermédiaire sont celles qui ont moins de 5 000 personnes et un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 1 500 millions d’euros ou un total de bilan n’excédant pas 2 000 millions d’euros ;
• au 1^er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises. Les petites et moyennes entreprises sont celles qui ont moins de 250 personnes et un chiffre d’affaires annuel n’excédant pas 50 millions d’euros ou un total de bilan n’excédant pas 43 millions d’euros ;
• au 1^er janvier 2020 : pour les microentreprises. Les microentreprises sont celles qui ont moins de dix personnes et un chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan n’excédant pas 2 millions d’euros. Pour ce faire, une solution technique mutualisée, Chorus Pro, permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, a été mise à la disposition des personnes concernées.

Enfin, les éléments essentiels d’une facture électronique sont, entre autres, les suivants :

• identifiants de processus et de facture ;
• période de facturation ;
• renseignements concernant le vendeur ;
• renseignements concernant l’acheteur ;
• renseignements concernant le payeur ;
• renseignements concernant le représentant fiscal du vendeur ;
• référence du contrat ;
• détails concernant la fourniture ;
• instructions relatives au paiement ;
• renseignements concernant les déductions ou frais supplémentaires ;
• informations concernant les postes figurant sur la facture ;
• montants totaux de la facture ;
• répartition par taux de TVA.

Thèmes : Marchés des organismes Hlm - Achèvement de la procédure - Accès aux données essentielles des marchés publics.

Contact : Alima Mial, Conseillère juridique en marchés publics & privés, contrats techniques, bâtiment et développement durable ; Direction des études juridiques et fiscales.
Tél. : 01 40 75 78 60 - Mél : ush-djef@union-habitat.org