L'Union sociale pour l'habitat
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Circulaire UNFOHLM n° 99-49 du 12 Juillet 1999

Circulaire UNFOHLM n° 99-49 du 12 Juillet 1999 recommandation pour le passage à l'an 2000 des systèmes informatiques et des équipements et mise en place d'un dispositif d'assistance

Paris le 12 juillet 1999

Le Directeur Destinataires :

AF/AR/Mc-99/49 Offices Publics d'HLM, Sociétés Anonymes d'HLM,

Sociétés Coopératives d'HLM, Sociétés de Crédit

Immobilier, Associations Régionales.

Objet : Recommandation pour le passage à l'an 2000 des systèmes informatiques et des équipements et mise en place d'un dispositif d'assistance

Madame, Monsieur le Directeur, Madame, Monsieur le Directeur Général,

Nous vous avons adressé à fin avril 1999 une enquête pour connaître la position des organismes HLM vis-à-vis de l'an 2000. Vous trouverez ci-joint les résultats de cette enquête et les enseignements que l'on peut en tirer.

Compte tenu du taux de retour faible sur cette enquête (16%) ainsi que du nombre relativement élevé parmi les répondants de ceux qui n'ont pas encore systématiquement contacté officiellement tous leurs fournisseurs concernés, nous nous permettons d'attirer votre attention sur l'extrême urgence et la nécessité absolue de procéder à une démarche de préparation à l'an 2000.

Les Pouvoirs Publics ont également engagé une mobilisation de l'ensemble des professionnels. Dans notre secteur, le Ministère de l'Équipement, des Transports et du Logement vient de publier un "guide pratique du passage à l'an 2000 des systèmes d'automatisation et de gestion des bâtiments" dont nous vous joignons copie.

Des entretiens menés auprès des organismes qui sont bien préparés à l'an 2000 permettent de proposer la démarche simple de préparation suivante :

1. Confier l'ensemble de ce suivi pour l'informatique et pour les autres équipements (chaufferies …) à une personne unique : le responsable projet an 2000 de votre entreprise

2. Contacter systématiquement et exhaustivement les fournisseurs concernés et exiger une réponse (rappel : celle-ci a valeur juridique),

3. Travailler au cas par cas à la résolution des réponses douteuses et négatives avec chaque fournisseur (remplacement de composants matériel, changement de versions de logiciel …),

4. Suivre les réponses et planifier en interne le travail de mise à niveau dans le cadre du "projet an 2000" que vous engagez.

Nous insistons sur le fait que cette démarche doit être entreprise par tous les organismes.

../..

Une cellule d'assistance est mise à votre disposition pour vous aider à résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer dans votre préparation à l'an 2000. N'hésitez pas à appeler. La responsabilité de cette cellule est confiée à STH qui prendra les relais nécessaires à l'intérieur et à l'extérieur de l'Union pour répondre à l'ensemble des aspects (juridiques, informatiques, équipements techniques, …).

Par ailleurs, en réponse à l'attente forte d'une information juridique sur le passage à l'an 2000 (plus de 80% des répondants à l'enquête), vous trouverez ci-joint un point de doctrine juridique qui traite du sujet.

Nous vous rappelons également que la méthodologie de passage à l'an 2000 est disponible sur le site WEB de l'Union, http://www.union-hlm.org., dans la rubrique "Textes officiels" / circulaire UNFOHLM N° 99-26 du 19 avril 1999.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur le Directeur, Madame, Monsieur le Directeur Général, l’expression de nos meilleures salutations.

Antoine FERRE

Votre contact pour assistance :

STH : Antoine ROUX : 01.40.75.78.82 FAX : 01.40.75.79.85 e-mail : a.roux.sth@union-hlm.org

PJ. :

- Réponses au questionnaire AN 2000 UNFOHLM

- Guide pratique du passage à l’an 2000

- Le contentieux lié au passage à l’an 2000 des systèmes informatiques

Réponses au questionnaire AN 2000 UNFOHLM

122 réponses reçues spontanément (envois par fax) sur un envoi de 780 questionnaires.

NB : Les réponses codifiées "Autre" sont soit non renseigné soit commenté comme sans objet.

Familles des répondants

Office

OPAC

SA

COOP

CI

43

19

49

8

3

35%

16%

40%

7%

2%

Fonctions des répondants

Direction générale

Comptabilité finance

Gestion locative

Informatique

Divers

36

25

7

35

19

30%

20%

6%

29%

15%

1 initialiser votre projet an 2000

%OUI

OUI

NON

Autre

1.1

Avez-vous lancé un projet an 2000 ?

67%

82

39

1

1.2

Vos responsables fonctionnels sont-ils concrètement impliqués dans le diagnostic action des problèmes an 2000 les concernant ?

1.2.1

Responsable gestion financière et comptable ?

78%

95

22

5

1.2.2

Responsable gestion locative ?

63%

77

37

8

1.2.3

Responsable gestion technique ?

69%

84

32

6

1.2.4

Responsable administration / ressources humaines ?

66%

80

30

12

1.2.5

Responsable informatique ?

78%

95

15

12


2 être informé sur le passage à l'an 2000

%OUI

OUI

NON

Autre

2.1

Êtes-vous informé sur les risques de passage à l'an 2000 ?

93%

113

8

1

2.2

Disposez-vous d'une méthodologie de passage à l'an 2000 ?

54%

66

53

3

2.3

Testez-vous l'ensemble des dates importantes au delà du 1er janvier 2000 ?

Point en annexe : 3

54%

61

51

10


3 faire l'Inventaire des éléments Potentiellement à risque

%OUI

OUI

NON

Autre

3.1

Vos matériels informatiques et réseaux ? Point en annexe : 5.1 et 5.2

91%

111

11

0

3.2

Vos logiciels de gestion principaux et annexes ? Point en annexe : 5.3

92%

112

10

0

3.3

Vos interfaces d'échange informatisés avec vos fournisseurs et partenaires (CAF, TG, receveur, banques …) ? Point en annexe : 5.5

82%

100

22

0

3.4

Vos équipements autres que informatiques (chaufferies …) ? Point en annexe : 5.6

63%

78

36

8


4 CONTACTER vos fournisseurs

%OUI

OUI

NON

Autre

4.1

Avez-vous répertorié l'ensemble de vos fournisseurs concernés ?

Point en annexe : 8.1

75%

91

28

3

4.2

Connaissez-vous les obligations légales des prestataires vis-à-vis du problème de l'an 2000 ? Point en annexe : 6.3

49%

60

55

7

4.3

Avez-vous saisi par lettre officielle tous vos fournisseurs concernés pour qu'ils vous communiquent le niveau de garantie de conformité AN 2000 de leurs produits ? Point en annexe : 8.3

52%

64

52

6

4.4

Intégrez-vous des clauses de compatibilité an 2000 dans vos appels d'offre et dans vos réceptions de prestations ?

40%

49

57

16

5 mesurer les risques, fixer les priorités, dresser un plan d'action

%OUI

OUI

NON

Autre

5.1

Avez-vous classé les risques pour chaque élément inventorié :

0 - D'une part selon les probabilités de défaillance,

1 - D'autre part, selon la gravité des défaillances en fonction des enjeux (sécurité des biens et des personnes, engagements contractuels sur la qualité de service)

Points en annexe : 9

40%

49

71

2

5.2

Avez-vous élaboré un plan des actions prioritaires ordonnancé en fonction du classement précédent ?

34%

42

74

6

6 Organiser votre projet an 2000

%OUI

OUI

NON

Autre

6.1

Avez-vous budgété votre projet an 2000 en accord avec l'analyse des risques du projet ?

40%

49

63

10

6.2

Avez-vous les ressources disponibles pour mener les actions prévues (y compris la sous-traitance si nécessaire) ?

66%

80

37

5

6.3

Avez-vous au besoin mis en sommeil d'autres projets moins prioritaires ?

34%

42

75

5

6.4

Liez-vous la démarche an 2000 et le projet euro ?

33%

40

74

8


7 Lancer et suivre le projet an 2000

%OUI

OUI

NON

Autre

7.1

Faites-vous régulièrement le point sur l'avancement de votre projet an 2000 avec un suivi de plan d'action daté ?

53%

65

53

4

7.2

Avez-vous mis en place une cellule de crise pour gérer le moment du passage à l'an 2000 ?

19%

23

96

3


8 Attentes vis-à-vis de l'union de HLM

Parmi les actions possibles que l'Union pourrait lancer pour vous aider à franchir l'an 2000, lesquels vous paraissent les plus pertinentes ( = pas important, = peu important, = important, = très important) :

%+

*

8.1

Méthodologie détaillée du passage à l'an 2000 ?

66%

9

21

36

44

12

8.2

Mise à disposition d'informations juridiques concernant le passage à l'an 2000 ?

82%

6

9

48

52

7

8.3

Élaboration d'un plan d'action type de gestion des risques avec un groupe de travail composé d'organismes ?

37%

17

50

29

16

10

8.4

Information sur l'état d'avancement des principaux éditeurs de logiciels de gestion immobilière ?

48%

31

25

31

28

7

8.5

Information sur l'état d'avancement des principaux éditeurs de logiciels annexes ?

51%

24

27

34

28

9

8.6

Information sur l'état d'avancement des principaux constructeurs de matériels informatiques et d'équipements techniques ?

38%

21

20

23

23

35

8.7

Mise en relation avec des sociétés de conseil expertes dans le management des projets an 2000 ?

11%

47

52

13

1

9

8.8

Prestation de service des filiales de l'Union pour effectuer un diagnostic / préconisation flash de votre projet an 2000 ?

22%

37

49

22

5

9

* = autre réponse

9 Informations complémentaires

9.1

Votre logiciel de gestion immobilière est-il principalement :

%

9.1.1

Un progiciel ?

76%

93

9.1.2

Un logiciel spécifique / maison ?

20%

25

9.1.3

Un solution d'infogérance ?

0%

0

4%

Autre

4

%OUI

OUI

NON

Autre

9.2

Si vous avez un éditeur informatique principal, son contrat intègre-t-il le passage à l'an 2000 ?

52%

63

24

34

Mots-clés

Informations complémentaires

Date du document : 12.07.1999
Entité(s) : Direction Juridique Et Fiscale - DJEF
Nom(s) contact : Valérie Vénuse
Email(s) contact : ush-djef@union-habitat.org
Numéro : 99-49

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